Le chiffre d’affaires que dégage votre entreprise dépend en grande partie de la productivité de votre équipe de travail. Chaque membre de l’équipe au sein de la structure devra jouer sa partition en complétant les tâches qui lui sont assignées. Dans ce contexte, une entreprise peut adopter plusieurs méthodes pour la gestion efficace de son projet en vue d’optimiser sa productivité. Voici un tour d’horizon sur le sujet.
Plan de l'article
- Adopter la méthode SMART pour une meilleure gestion d’un projet en entreprise
- Gérer efficacement les projets à l’aide de la méthode GTD
- Penser à mobiliser les employés
- Faire usage des outils collaboratifs au sein de l’entreprise
- Penser à l’organisation d’une formation pour vos employés
- Bien gérer son temps en évitant les distractions
Adopter la méthode SMART pour une meilleure gestion d’un projet en entreprise
L’amélioration de votre productivité en entreprise passe par la gestion efficace des projets. Pour faire simple, un projet implique un travail qui nécessite d’être réparti en diverses tâches à l’endroit des employés. Une bonne gestion de l’ensemble de ce projet permettra d’optimiser la production.
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À partir de cet instant, la méthode SMART sera un bon choix pour booster votre productivité. Dans la plupart des cas, les objectifs en entreprise ne sont pas atteints parce qu’ils sont trop nombreux ou ne sont pas clairs. Les membres de votre équipe de travail peuvent très vite se démotiver par cet état de choses. Cela se remarquera sur les résultats au sein de votre société.
La méthode SMART est un acronyme signifiant Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporels. Il s’agit d’une technique de gestion de projet ayant fait ses preuves. Elle permet de définir des objectifs clairs et spécifiques, mesurables et atteignables dans un délai fixé.
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Dès lors, les membres de votre équipe de travail ont une idée claire de ce qu’on attend d’eux. Les salariés peuvent donc se mettre au travail pour atteindre les objectifs fixés. La méthode fonctionne, qu’importe le domaine d’activité de votre entreprise.
Gérer efficacement les projets à l’aide de la méthode GTD
Pour optimiser votre productivité en entreprise, rien de mieux que la méthode GTD. S’il faut que le dirigeant mette en place la méthode SMART au sein de sa firme pour permettre à ses employés de gagner du temps, celle dite GTD (Getting Things Done) est individuelle.
Ici, les salariés doivent établir un plan d’action pour optimiser leur rendement au travail. Pour cela, il sera nécessaire dans un premier temps, de faire le vide dans sa tête puis d’effectuer le point des tâches à réaliser.
Ensuite, il faut déterminer les tâches qui sont actionnables ou non. Les tâches qui sont actionnables sont celles que vous pouvez réaliser dans l’immédiat avec les ressources dont vous disposez. Autrement, il est possible de transférer les autres tâches à d’autres salariés capables de les faire.
Toutefois, il faut rappeler qu’une hiérarchisation des tâches sera nécessaire avec cet outil de gestion. Une tâche peut bien être actionnable sans pour autant être urgente. Les tâches principales seront donc traitées prioritairement.
Penser à mobiliser les employés
Il existe toute une panoplie d’outils pour optimiser la productivité en entreprise. Cependant, en tant que chef d’entreprise, il faut partir du principe que les salariés sont en première ligne quand il s’agit d’optimiser le rendement d’un projet en entreprise.
Il est donc crucial que les salariés se sentent concernés dans une démarche d’amélioration de la productivité au sein de votre entreprise. Il faudra alors encourager les prises d’initiative au sein de votre équipe. Donnez aux membres de votre équipe de travail la possibilité de proposer des solutions pour améliorer le processus d’optimisation de la productivité en cas de besoin.
Faire usage des outils collaboratifs au sein de l’entreprise
Les outils collaboratifs sont indispensables dans l’entreprise d’aujourd’hui. Dans la pratique, ils optimisent grandement la productivité des salariés en simplifiant les tâches qui leur sont attribuées. De même, ce gain de temps est soutenu par les échanges d’informations entre les membres de l’équipe de travail.
Les outils de gestion de projet sont disponibles suivant les activités des entreprises. Dès lors, quel que soit le domaine d’activité de votre société, vous êtes sûr de trouver l’outil collaboratif qui vous sera utile pour la gestion de votre projet.
Penser à l’organisation d’une formation pour vos employés
Malgré les nombreux outils dont vous faites usage au sein de votre entreprise, la démarche d’amélioration de la productivité peut ne pas porter ses fruits. Si vous vous demandez comment cela arrive, c’est ce qui se passe quand les membres de votre équipe de travail ne sont pas formés.
Pour mettre toutes les chances de votre côté, il est important de penser à l’organisation d’une formation. Le but est de maintenir un bon niveau de compétence au sein de votre équipe de travail. Si vous changez régulièrement vos salariés, il sera difficile d’assurer une bonne gestion de votre projet au sein de la structure.
Le mieux serait donc de maintenir les salariés actuels de l’entreprise tout en améliorant leurs compétences afin qu’ils puissent vous accompagner dans votre démarche.
Bien gérer son temps en évitant les distractions
Gérer efficacement un projet est loin d’être évident si vous êtes distrait. Vous l’auriez compris, la gestion d’un projet demande une certaine concentration. Même si vous optez pour une bonne planification, ne pas s’en tenir au temps imparti peut vous être préjudiciable.
En entreprise, les discussions entre employés peuvent leur faire perdre un temps considérable. Pour une meilleure concentration de vos salariés, vous pourrez séparer les bureaux surtout dans les espaces ouverts. Individuellement, il faudra se débarrasser des téléphones qui sont une grande source de distraction. Il suffit par exemple d’activer le mode « Ne pas déranger » et le tour est joué.
Si vous n’arrivez pas à vous détacher complètement de votre téléphone, la méthode Pomodoro vous sera utile. Pour améliorer votre productivité et donc travailler plus longtemps, vous allez séparer vos horaires de travail en 4 intervalles de 25 minutes.
Il faudra donc choisir une tâche à faire dans cet intervalle de temps puis prendre une pause de 5 minutes au terme de chaque session. Après la quatrième session, vous pouvez prendre des pauses plus longues. Au fil du temps, vous pouvez augmenter votre temps de travail. Optez progressivement pour une durée qui vous permet de garder votre concentration.
Il existe de nombreux outils et méthodes vous permettant de gérer efficacement vos projets, ce qui a pour conséquence d’optimiser votre productivité. Il faudra donc choisir ceux qui vous conviennent le plus.